Este guia reúne as orientações de uso do Agenda Manutenção, sistema de gestão da manutenção industrial. Cada seção apresenta uma funcionalidade, sua finalidade e os passos necessários para utilizá-la.

1.1 Conceitos básicos

Carteira

Tela de listagem que reúne todos os registros de um mesmo tipo (Ordens de Serviço, Ativos, Materiais etc.), com acesso rápido às ações de consulta, edição e cadastro.

Ativo

Conjunto ou equipamento da planta sujeito a manutenção.

Ordem de Serviço (O.S.)

Registro de um serviço de manutenção, da abertura à validação.

Hierarquia

Estrutura que organiza os locais e ativos da planta em níveis.

Grupo de acesso

Conjunto de permissões atribuído a cada colaborador.

2.1 Login

Para acessar o Agenda Manutenção, é necessário informar o e-mail, a senha e selecionar a planta desejada. Usuários da categoria Corporativo podem acessar qualquer planta da empresa.

Bloqueio por tentativas incorretas

Por segurança, o acesso é bloqueado temporariamente após tentativas consecutivas com senha incorreta:

1. 5 tentativas incorretas: o login fica bloqueado por 1 minuto.
2. Mais 5 tentativas incorretas: o bloqueio passa a ser de 5 minutos.
3. A partir daí: cada nova sequência de 5 tentativas incorretas gera um bloqueio de 5 minutos.

2.2 Primeiro acesso

Usuários cadastrados com senha provisória, como o ADM da planta e os usuários Corporativos, devem alterá-la no primeiro acesso. A janela de troca de senha é exibida logo após o login. Caso seja fechada, as orientações para a alteração também são enviadas por e-mail, junto com a mensagem de boas-vindas.

2.3 Recuperação de senha

Em caso de esquecimento da senha:

1. Na tela de login, acessar Esqueceu sua senha.
2. Informar o e-mail cadastrado.
3. Acessar o link enviado para o e-mail e cadastrar a nova senha.

2.4 Alteração de senha

Com o usuário conectado, a senha pode ser alterada em Configurações > Redefinir Senha, no menu lateral. É necessário informar:

• a senha atual;
• a nova senha;
• a confirmação da nova senha.

2.5 Navegação

O menu lateral dá acesso a todos os módulos do sistema e permanece visível durante a rolagem da página. Ele pode ser recolhido para ampliar a área de trabalho, e o item correspondente à página atual fica destacado.

No item Ordens de Serviço, um indicador vermelho sinaliza a existência de Ordens com status Em análise , aguardando aprovação.

2.6 Perfil

A tela de perfil é acessada pela foto do usuário, no topo da tela. Nela são exibidas as informações do usuário conectado, e é possível alterar a foto de perfil.

2.7 Notificações

As notificações são acessadas pelo ícone de sino, ao lado da foto do usuário. Para Gestores e categorias superiores, o menu é dividido em quatro abas:

Para as demais categorias, é exibida apenas a aba Geral.

A Dashboard é a tela inicial do Agenda Manutenção e apresenta uma visão geral dos principais indicadores da planta industrial. Por meio de gráficos, reúne informações essenciais sobre o estado dos equipamentos, das Ordens de Serviço e da equipe de manutenção.

3.1 Período de análise

As opções localizadas acima dos gráficos definem o período exibido: dia, semana ou mês. Todos os gráficos se ajustam automaticamente à opção escolhida. Por padrão, a Dashboard é aberta com a visualização semanal.

3.2 Filtragem de dados

Cada cartão possui filtros próprios, que permitem ajustar as informações exibidas sem alterar os demais cartões. Dessa forma, cada indicador pode ser acompanhado conforme a necessidade da análise.

3.3 Definição de alertas

Todos os cartões permitem a configuração de alertas com valores mínimo e máximo. Quando um desses limites é atingido:

• o cartão passa a exibir contorno vermelho, sinalizando um ponto de atenção;
• uma notificação é enviada ao Gestor, na aba Alertas das notificações.

3.4 Criação de cartões

Cartões personalizados podem ser criados por meio do botão +. A criação utiliza os recursos da ferramenta de relatórios: após a montagem do relatório, ele pode ser inserido na Dashboard como um novo cartão.

3.5 Organização dos cartões

A ordem de exibição dos cartões pode ser ajustada, permitindo priorizar os indicadores mais relevantes e adaptar a Dashboard às necessidades de cada operação.

3.6 Sua Semana

A área Sua Semana permite registrar lembretes para os dias da semana. Cada lembrete possui título, descrição e prioridade. O dia atual é exibido em destaque.

A Ordem de Serviço (O.S.) é o registro central da manutenção. Ela acompanha todo o ciclo de um serviço: abertura, aprovação, planejamento, programação, execução, encerramento e validação.

4.1 Carteira de Ordens de Serviço

A Carteira de Ordens de Serviço apresenta todas as Ordens registradas, organizadas por status. Ao selecionar um status, são exibidas apenas as Ordens correspondentes.

4.2 Status da Ordem de Serviço

4.3 Filtragem da carteira

O botão de filtro permite refinar a lista de Ordens. O filtro é aplicado somente ao status selecionado, sem afetar os demais.

4.4 Abertura de uma Ordem de Serviço

A abertura de uma O.S. é realizada em duas etapas:

1. Seleção do local ou ativo: selecionar, na hierarquia, o ativo ou local para o qual a Ordem será aberta. Caso o ativo possua Causas Raiz registradas, é possível consultá-las antes de prosseguir.
2. Preenchimento dos dados: informar os dados da Ordem:
   • descrição do problema;
   • especialidade técnica;
   • responsável;
   • tipo de serviço; quando o tipo for periódico, definir também a periodicidade (por exemplo, a cada 3 meses);
   • vínculo com projeto, quando aplicável, indicando o projeto;
   • fornecedor, quando o serviço for terceirizado.

Ordens também podem ser abertas diretamente pela Hierarquia (consultar a seção Hierarquia).

4.5 Aprovação

Após a abertura, a Ordem permanece com status Em análise até ser aprovada ou reprovada por um Gestor ou técnico responsável.

4.6 Planejamento

Com a Ordem aprovada, o Gestor realiza o planejamento, definindo os recursos necessários:

Fornecedor

Fornecedores envolvidos no serviço.

Material

Materiais necessários.

Equipe

Técnicos responsáveis pela execução.

Procedimento

Procedimentos Padrão a serem seguidos (descritivos, checklist ou variáveis).

Livre

Campo para itens que não se enquadram nas demais categorias.

4.7 Programação

Concluído o planejamento, é habilitada a definição da data de execução. O sistema apresenta uma estimativa de duração com base nos dados do planejamento, e esse valor pode ser ajustado pelo Gestor.

Para reprogramar uma Ordem, basta selecionar a nova data no calendário.

4.8 Execução e apontamentos

Ao iniciar a execução, as abas de apontamento são liberadas para preenchimento pelo executante:

Despesas

Despesas gerais que não se enquadram nas demais abas.

Checklists

Procedimentos dos tipos checklist e variável a serem respondidos.

Materiais

Materiais utilizados no serviço.

Tempos

Registro dos tempos do serviço:

• Tempo de ativo parado: período em que o ativo ficou parado, com a produção interrompida. Esse dado é utilizado nos indicadores da Dashboard.
• Tempo total da Ordem de Serviço: duração total da Ordem, que difere do tempo de serviço apontado individualmente pelos executantes.

Anexos

Fotos, vídeos e arquivos, como registros de antes e depois e documentos em PDF.

Fornecedores

Fornecedores que participaram do serviço.

Movimentações

Registro de movimentações do ativo realizadas durante o serviço.

4.9 Pausa

Uma Ordem em execução pode ser pausada a qualquer momento pelo executante, mediante o registro de uma justificativa.

4.10 Encerramento

Ao encerrar a Ordem, o sistema pergunta se deve ser criada uma Causa Raiz para o ativo. As opções são:

4.11 Validação

O Gestor revisa os dados das Ordens encerradas e escolhe uma das opções:

O Calendário apresenta as Ordens de Serviço programadas. Em todas as visualizações, é possível exibir apenas Ordens periódicas, apenas Ordens não periódicas ou todas.

5.1 Visualizações

5.2 Barra lateral

Nas visualizações diária, semanal e mensal, a barra lateral exibe um calendário para seleção rápida de datas e, abaixo dele, a lista de Ordens pausadas.

Na visualização anual, a barra lateral oferece duas formas de consulta:

• Seleção de um mês: lista as Ordens do mês agrupadas por ativo.
• Seleção de um ativo: lista as Ordens do ativo agrupadas por mês.

5.3 Reprogramação pelo calendário

Em qualquer visualização, as Ordens podem ser reprogramadas arrastando-as para a nova data. A reprogramação de Ordens periódicas é registrada na aba Auditoria das notificações.

A Hierarquia é a base de organização do Agenda Manutenção. Ela representa a estrutura completa da planta, com todos os locais e ativos, e permite consultar informações e executar ações a partir de cada nível.

6.1 Níveis

A hierarquia é composta por sete níveis. Os dois últimos, Conjunto e Equipamento, correspondem aos ativos.

6.2 Codificação

Cada nível possui dois códigos:

• Código específico: identifica o próprio nível (por exemplo, UNAQA).
• Código completo: composição dos códigos de todos os níveis, do primeiro até o nível em questão, separados por hífen.

No exemplo acima, o código completo do motor é:

EMP- UNAQA- CALD- LAVGA- EXAUS01- VTCEN01- MELE01

6.3 Navegação na hierarquia

Ao clicar em um nível, são exibidas suas informações e os itens do nível imediatamente abaixo. Por exemplo, ao selecionar uma Área, são apresentados os dados da área e seus Setores.

6.4 Ações disponíveis

Cada nível da hierarquia oferece os seguintes ícones:

Nova Ordem de Serviço

Abre uma O.S. para o nível selecionado. Se já houver Ordens abertas, é possível consultá-las ou prosseguir com a nova abertura.

Ver utilização

Exibe as Ordens de Serviço abertas para o nível.

Ordens periódicas

Exibe as Ordens de Serviço periódicas do nível.

Adicionar nível (+)

Cria um novo nível imediatamente abaixo do selecionado.

6.5 Movimentação de ativos

Ativos podem ser movimentados entre locais arrastando-os para a nova posição na hierarquia. Após a confirmação:

• o código completo do ativo é atualizado, e o código específico é mantido;
• o histórico do local anterior é preservado, inclusive as Ordens executadas naquela posição;
• a movimentação é registrada no histórico do ativo.

O módulo Projetos organiza Ordens de Serviço relacionadas a um mesmo objetivo, permitindo planejar a sequência de execução e acompanhar o cronograma.

7.1 Conceitos

Tarefas

Em um projeto, as Ordens de Serviço são chamadas de Tarefas.

POPs

Os Procedimentos Padrão de cada Tarefa são chamados de POPs.

7.2 Carteira de Projetos

Apresenta todos os projetos cadastrados no sistema.

7.3 Cadastro de projeto

1. Preencher os dados do projeto.
2. Vincular as Ordens de Serviço (Tarefas) que farão parte dele.

7.4 Visualização do projeto

O projeto pode ser consultado de duas formas:

• Detalhes do projeto: exibe os dados e a lista de Tarefas. Ao abrir uma Tarefa, são exibidos os POPs vinculados.
• Gantt: exibe a carteira de Tarefas do projeto, na qual são definidos os predecessores, ou seja, quais Tarefas dependem da conclusão de outras para iniciar. A mesma definição pode ser feita entre os POPs de uma Tarefa.

7.5 Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt apresenta o cronograma do projeto com todas as Tarefas e POPs. A duração de cada Tarefa corresponde à soma da duração de seus POPs.

As Tarefas podem ser reorganizadas arrastando-as no gráfico. Ao confirmar a sequência com OK, todas as Ordens do projeto são programadas de uma só vez. A partir desse momento, qualquer alteração é tratada como reprogramação.

Ao clicar em uma Tarefa no gráfico, seus detalhes são exibidos.

Os cadastros do sistema são organizados em carteiras. Cada carteira lista os registros de um tipo e permite cadastrar, consultar, editar, desativar e excluir itens.

8.1 Ícones das carteiras

Ver utilização (lupa)

Mostra onde o item está sendo utilizado no sistema. A informação exibida varia conforme a carteira (consultar a tabela abaixo).

Excluir (lixeira)

Remove o item do sistema. A exclusão só é permitida para itens que nunca tiveram vínculo com outros registros. Por exemplo, um ativo que já fez parte de uma Ordem de Serviço não pode ser excluído.

Editar (lápis)

Abre o painel de edição do item.

Desativar (botão deslizante)

Impede o uso do item em novas operações. Por exemplo, não é possível abrir Ordens ou criar Causas Raiz para um ativo desativado.

8.2 Ativos

No Agenda Manutenção, são considerados ativos os conjuntos e os equipamentos da planta.

Carteira de Ativos

Apresenta todos os ativos cadastrados na planta. O seletor no topo da carteira permite alternar a exibição entre conjuntos e equipamentos.

Cadastro de ativo

O cadastro é dividido em quatro etapas:

1. Local: selecionar, na hierarquia, o local onde o ativo será cadastrado. O novo item é criado no nível imediatamente abaixo do selecionado: para cadastrar um equipamento, deve ser selecionado um conjunto; para cadastrar um conjunto, deve ser selecionada uma função.
2. Dados gerais: informações comuns a todos os ativos, como número de série, código, descrição, criticidade e tipo de ativo.
3. Ficha técnica: dados técnicos do ativo. Os campos variam conforme o tipo de ativo selecionado; um motor elétrico, por exemplo, possui campos diferentes de uma bomba hidráulica.
4. Componentes: peças que compõem o ativo, como rolamentos. Os componentes são selecionados a partir do cadastro de Materiais. Caso o material ainda não exista, ele pode ser cadastrado pelo botão Adicionar Novo Componente.

Importação por planilha

Para cadastros em maior volume, está disponível um modelo de planilha em Excel. Após o preenchimento, o arquivo deve ser importado no sistema.

Visualização do ativo

Ao clicar em um ativo na carteira, são exibidos seus dados gerais, fotos, anexos e QR Code. Os botões no topo da tela dão acesso a:

• Ficha Técnica: dados técnicos e componentes do ativo.
• Causa Raiz: análises de Causa Raiz registradas para o ativo.
• Movimentações: histórico dos locais por onde o ativo passou.

As fotos podem ser ampliadas com um clique, abrindo uma galeria. Os documentos anexados são baixados ao serem selecionados.

8.3 Tipos de Ativos

Os tipos de ativo definem categorias de ativos, como Motor Elétrico, e os campos da ficha técnica de cada categoria.

Carteira de Tipos de Ativos

Apresenta todos os tipos de ativo cadastrados.

Cadastro de tipo de ativo

1. Informar código, descrição e, se necessário, observações.
2. Adicionar os campos da ficha técnica, indicando o formato de cada um (numérico, texto etc.).

Esses campos são exibidos na etapa Ficha técnica do cadastro de ativos do respectivo tipo.

Visualização do tipo de ativo

Exibe as informações e os campos cadastrados para o tipo de ativo.

8.4 Materiais

Carteira de Materiais

Apresenta todos os materiais cadastrados na planta. Assim como em Ativos, é possível importar materiais em lote por meio de planilha modelo.

Cadastro de material

O cadastro é realizado pelo preenchimento do formulário. De forma semelhante aos Tipos de Ativos, é possível criar campos personalizados para cada material.

Visualização do material

Exibe os dados cadastrados, as fotos e os documentos anexados ao material.

8.5 Colaboradores

Carteira de Colaboradores

Apresenta uma visão geral dos colaboradores, com suas principais informações.

Cadastro de colaborador

O cadastro é realizado pelo preenchimento do formulário, com atenção especial a dois campos:

• Grupo de acesso: define as permissões do colaborador no sistema;
• Especialidade técnica: caso a especialidade ainda não exista, ela pode ser cadastrada no próprio formulário, pelo cadastro rápido.

Visualização do colaborador

Exibe todas as informações do colaborador, como nome, e-mail e foto.

8.6 Fornecedores

Carteira de Fornecedores

Apresenta todos os fornecedores cadastrados na planta.

Cadastro de fornecedor

O cadastro é realizado pelo preenchimento do formulário e pela seleção de uma ou mais áreas de atuação. Áreas ainda não cadastradas podem ser incluídas pelo cadastro rápido.

Visualização do fornecedor

Exibe todas as informações cadastradas do fornecedor de forma organizada.

8.7 Tipos de Serviço

Carteira de Tipos de Serviço

Apresenta todos os tipos de serviço cadastrados no sistema.

Cadastro de tipo de serviço

Além do código e da descrição, é necessário indicar se o tipo de serviço é periódico:

Visualização do tipo de serviço

Exibe todas as informações cadastradas para o tipo de serviço.

8.8 Atividades

Atividades são as instruções e verificações que compõem os Procedimentos Padrão. Existem três tipos:

Em atividades variáveis, o executante visualiza o último valor registrado, como referência para o novo apontamento.

Carteira de Atividades

Apresenta todas as atividades cadastradas, com opção de filtro por tipo.

Visualização da atividade

Exibe as informações da atividade e os Procedimentos Padrão em que ela é utilizada. Uma mesma atividade pode estar vinculada a vários procedimentos.

8.9 Procedimentos Padrão

Procedimentos Padrão reúnem atividades em uma sequência de execução e são vinculados às Ordens de Serviço durante o planejamento.

Carteira de Procedimentos Padrão

Apresenta todos os procedimentos cadastrados, separados pelos mesmos tipos das atividades.

Cadastro de procedimento

1. Preencher os dados do procedimento, incluindo a duração prevista.
2. Vincular as atividades que compõem o procedimento.

Visualização do procedimento

Exibe as informações do procedimento e as atividades vinculadas a ele.

8.10 Grupos de Acesso

Os grupos de acesso definem as permissões de cada colaborador. Todo grupo pertence a uma das categorias abaixo:

Limites de acesso

A quantidade de acessos por categoria é definida no contrato da empresa com a W FER (por exemplo: 2 Corporativos, 1 ADM, 2 Gestores e 10 Técnicos). A contagem considera os colaboradores cadastrados em cada categoria. O número de Solicitantes é ilimitado.

Cadastro de grupo de acesso

Gestores podem criar grupos com permissões personalizadas, sem limite de quantidade. Todo grupo deve estar vinculado a uma categoria. Por exemplo, os grupos Técnicos 1 e Técnicos 2 podem ter permissões diferentes, ambos na categoria Técnico.

Cópia de grupo

Na carteira de Grupos de Acesso, o botão deslizante é substituído pelo ícone Copiar, que duplica um grupo existente e facilita a criação de outro com permissões semelhantes.

O módulo Relatórios e Análises permite emitir, criar e filtrar relatórios personalizados. Os relatórios são organizados por tema, como Mão de obra, Materiais e Fornecedores.

9.1 Relatórios Padrão

Relatórios pré-configurados, disponibilizados com o sistema. Não podem ser excluídos, mas podem ser editados pelo ícone de edição. A edição gera um novo relatório, e o original é sempre preservado.

9.2 Criação de relatórios

1. Selecionar o tema do relatório.
2. Selecionar os campos desejados.
3. Aplicar os filtros, disponíveis de acordo com os campos escolhidos.
4. Emitir o relatório ou salvá-lo como favorito.

9.3 Relatórios Favoritos

Um relatório configurado pode ser salvo como favorito, com os filtros aplicados. Para salvar, basta informar um nome. Nas próximas emissões, o relatório é baixado com um clique.

• O botão de salvar é disponibilizado após a etapa de filtragem.
• Os favoritos são exibidos na aba Relatórios Favoritos, também organizados por tema.

As Ferramentas Gerenciais reúnem as Atas de Reunião (5W2H) e a Causa Raiz (5 Porquês).

10.1 Atas de Reunião (5W2H)

Carteira de Atas

Apresenta todas as reuniões cadastradas, com as reuniões pendentes exibidas primeiro. Ao lado da carteira, um calendário mostra as reuniões do dia selecionado (por padrão, o dia atual). As cores indicam a situação:

• Rosa: reuniões ainda não finalizadas;
• Azul: reuniões já realizadas.

Cadastro de reunião

1. Preencher os dados da reunião.
2. Selecionar os participantes. Participantes que não fazem parte do quadro de colaboradores podem ser incluídos pelo botão Adicionar Participante Externo.
3. Incluir os assuntos a serem tratados, com limite de cinco assuntos por reunião.

Reunião em andamento

Durante a reunião, é possível:

• selecionar o assunto em discussão e registrar a análise 5W2H;
• ajustar manualmente a data e o horário de início, em caso de atraso ou antecipação;
• incluir novos participantes.

Ao final da reunião, o conteúdo registrado é enviado por e-mail a todos os participantes.

Reunião finalizada

Exibe todo o conteúdo registrado na reunião para consulta.

10.2 Causa Raiz (5 Porquês)

A Causa Raiz é um método de análise que identifica a origem de um problema por meio de perguntas sucessivas (“por quê?”). No Agenda Manutenção, a análise parte de uma Ordem de Serviço e fica vinculada ao ativo, podendo ser consultada a qualquer momento na visualização do ativo.

Preenchimento

• É necessário que exista uma Ordem de Serviço relacionada.
• Não é obrigatório responder a todos os cinco porquês.
• É possível adicionar anexos à análise.
• A análise pode ser iniciada no encerramento da Ordem de Serviço (consultar Encerramento, em Ordens de Serviço).

O módulo Documentos armazena arquivos de uso geral da planta, como manuais e fotos. Para incluir um documento, basta informar um código e uma descrição e anexar o arquivo.